市場(chǎng)瞬息萬(wàn)變，訂單頻繁變更。從事采購(gòu)的朋友們經(jīng)常會(huì)遇到這種情形：

客戶(hù)突然撤單，原材料已投產(chǎn)，半成品趴在生產(chǎn)線，即將成為呆滯物料，處理成難題；

又或者客戶(hù)突然插單，供應(yīng)商備料太倉(cāng)促，交期變硬傷；

采購(gòu)經(jīng)手的訂單，不是提前，就是推后，亦或是需要取消，365天,總有一些客戶(hù)需求是不按照套路出牌的，采購(gòu)每天就像消防員，總是在與時(shí)間賽跑，不是在催貨，就是在催貨的路上......

如何才能做到，訂單頻繁變更，而采購(gòu)卻能游刃有余，應(yīng)付自如？

一、采購(gòu)參與開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)

開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)階段，需建議設(shè)計(jì)部門(mén)多考慮模塊化設(shè)計(jì)，標(biāo)準(zhǔn)化管理，盡可能多的使用通用件，減少定制料件，長(zhǎng)納期料件。通常標(biāo)準(zhǔn)化料件可以用于眾多產(chǎn)品型號(hào)，庫(kù)存控制相對(duì)寬松，應(yīng)對(duì)波動(dòng)的市場(chǎng)需求能力更強(qiáng)。即使某個(gè)產(chǎn)品型號(hào)的市場(chǎng)需求出現(xiàn)明顯減少，因?yàn)槠渌姸喈a(chǎn)品型號(hào)的使用，庫(kù)存消盡難度相對(duì)較低；而定制物料，無(wú)論市場(chǎng)需求急增或驟減，采購(gòu)和供貨商都將經(jīng)歷一段激烈的博弈。當(dāng)高價(jià)買(mǎi)進(jìn)的定制零件，遇到客戶(hù)突然撤單時(shí)，多數(shù)情況下只能當(dāng)廢品處理掉。因此采購(gòu)在設(shè)計(jì)階段發(fā)現(xiàn)定制料件，或者市場(chǎng)上即將退市的料件，務(wù)必提出風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警。如此平行開(kāi)發(fā)，可以防止研發(fā)設(shè)計(jì)導(dǎo)入過(guò)多非通用料件，而讓采購(gòu)后期身心俱疲。

二、合同約定明確責(zé)任

實(shí)踐中因?yàn)槟撤N因素，如客戶(hù)指定或者專(zhuān)項(xiàng)技術(shù)要求等必須使用定制零件時(shí)，應(yīng)與銷(xiāo)售明確要求：通用料件采購(gòu)自行備料，定制料件或關(guān)鍵料件請(qǐng)客戶(hù)書(shū)面同意后才安排備料。同時(shí)與客戶(hù)的合同中應(yīng)包含違約金的限定。假使客戶(hù)撤單，應(yīng)收取違約金，索賠下游供應(yīng)鏈損失。因客戶(hù)因素導(dǎo)致的呆滯物料，須與客戶(hù)溝通追加訂單或者為原材料買(mǎi)單，訂單變更頻繁的客戶(hù)，需要考慮預(yù)付條款。不同行業(yè)，不同客戶(hù)，效果應(yīng)會(huì)不同。

三、明確定義內(nèi)外交期

新物料導(dǎo)入時(shí)須明確注明交期，注意內(nèi)部前置準(zhǔn)備周期也需考慮進(jìn)L/T，且部門(mén)間對(duì)采購(gòu)周期定義要一致。要求銷(xiāo)售部門(mén)知會(huì)客戶(hù)供應(yīng)商原材料和半成品的采購(gòu)周期，尤其強(qiáng)調(diào)國(guó)外供應(yīng)商，因其交期長(zhǎng)，抗波動(dòng)能力差，且供應(yīng)商和我們一樣，同樣需要生產(chǎn)周期，并評(píng)估庫(kù)存風(fēng)險(xiǎn)。盡管很多購(gòu)銷(xiāo)合同中交貨納期很明確并在實(shí)際采購(gòu)中不斷優(yōu)化，但是由于采購(gòu)了解了供應(yīng)商某個(gè)時(shí)間點(diǎn)的庫(kù)存狀況，便要求供應(yīng)商將交期打折，提前出貨。當(dāng)供應(yīng)商庫(kù)存降至安全庫(kù)存之下時(shí)，交貨出現(xiàn)遲緩。盡管大多數(shù)的供應(yīng)商都是在交期內(nèi)，提前出貨，卻總是無(wú)法滿(mǎn)足采購(gòu)的不斷提前的交貨要求，其原因就是雙方對(duì)交期的定義不一致。這一點(diǎn)，采購(gòu)?fù)行枳允　?/p>

四、內(nèi)部管理優(yōu)化

接單管理不良，緊急訂單增多；市場(chǎng)預(yù)測(cè)不準(zhǔn)，庫(kù)存政策難定，生產(chǎn)效率地下，供貨交期加長(zhǎng)。需求變化是表象，內(nèi)部管理是病因。

加強(qiáng)部門(mén)間溝通，促進(jìn)信息共享，可以讓采購(gòu)與銷(xiāo)售同步了解需求的變動(dòng)。合理設(shè)定KPI，促進(jìn)部門(mén)間的彼此協(xié)作。比如考核MC的物料齊套率，物料不齊套時(shí)不能排產(chǎn)。當(dāng)然須按照各產(chǎn)品工藝不同分段考慮。對(duì)采購(gòu)來(lái)說(shuō)，可以爭(zhēng)取更多的催單時(shí)間，不至于因?yàn)榱喜积R而停產(chǎn)，再如，用異常訂單的頻率考核銷(xiāo)售和客戶(hù)，明確訂單及時(shí)度，或提貨及時(shí)度。偶爾變化的需求可以接受，過(guò)于頻繁的插單或撤單，說(shuō)明管理存在疏漏，需重新審核其流程管理的科學(xué)性和合理性，考慮是否需要與客戶(hù)重新協(xié)商供需條款，必要時(shí)停止供貨。

通常中途變更和緊急插單涉及較多的是銜接和管理問(wèn)題，如預(yù)測(cè)準(zhǔn)確率過(guò)低，容易造成計(jì)劃部門(mén)和采購(gòu)之間彼此推卸責(zé)任。如果供應(yīng)商按預(yù)測(cè)備料，交期調(diào)整相對(duì)容易，至少斷料的可能性相對(duì)較低，然而一旦客戶(hù)需求銳減，在沒(méi)有設(shè)計(jì)變更的前提下，庫(kù)存消盡，將是一個(gè)漫長(zhǎng)的過(guò)程。如果供應(yīng)商按照訂單備料，遇到客戶(hù)插單，采購(gòu)和供應(yīng)商都將非常被動(dòng)。某采購(gòu)所在公司按類(lèi)型和價(jià)值備料，卻因?yàn)橐粋€(gè)標(biāo)簽的交期而導(dǎo)致出不了貨，就是安全庫(kù)存設(shè)置和預(yù)警管理出現(xiàn)了問(wèn)題。另外生產(chǎn)管理的計(jì)劃須嚴(yán)謹(jǐn)，要有詳細(xì)的管理計(jì)劃標(biāo)注，變動(dòng)須按固定流程，經(jīng)由高管確認(rèn)。

五、供應(yīng)關(guān)系決定備料

市場(chǎng)變化莫測(cè)，本來(lái)面臨的就是小批量，多批次急需求的訂單狀態(tài)。訂單下達(dá)后，分批次交貨。內(nèi)部庫(kù)存，被轉(zhuǎn)移到供應(yīng)商了。通常供應(yīng)商普遍不愿意備大量庫(kù)存，資金鏈脆弱的公司，認(rèn)為庫(kù)存是罪惡的，占用資金，風(fēng)險(xiǎn)太大。因此，加強(qiáng)供應(yīng)商關(guān)系管理，使其與采購(gòu)所在公司形成長(zhǎng)期合作伙伴關(guān)系，更有利于雙方的長(zhǎng)期合作與發(fā)展。采購(gòu)應(yīng)努力說(shuō)服供應(yīng)商備料，非常規(guī)料自己要備，供應(yīng)商也要備。供應(yīng)關(guān)系不穩(wěn)定時(shí)，有些供應(yīng)商會(huì)要求收取訂金，如果遲遲不提貨，會(huì)收取倉(cāng)儲(chǔ)管理費(fèi)用。所以加強(qiáng)供應(yīng)商關(guān)系管理勢(shì)在必行。

六、變化流程轉(zhuǎn)移風(fēng)險(xiǎn)

把風(fēng)險(xiǎn)往前端轉(zhuǎn)移，比如請(qǐng)PM到銷(xiāo)售統(tǒng)籌需求，控制不合理備料。明確插單流程，周別或月別分析原因，匯總檢討，跟進(jìn)插單產(chǎn)品的出貨情況，持續(xù)改善。插單后不出貨，需追責(zé)。轉(zhuǎn)移風(fēng)險(xiǎn)和平攤風(fēng)險(xiǎn)一樣重要，

因?yàn)橥鶄淞喜患皶r(shí)的表象在采購(gòu)身上，而問(wèn)題卻出在相關(guān)部門(mén)的流程與管理上，

最終背黑鍋的卻是無(wú)辜的采購(gòu)們。

七、品保協(xié)議保障供應(yīng)

簽署品質(zhì)保證協(xié)議，防止剛剛到貨的物料被品質(zhì)部門(mén)判定為不良品，再追加緊急訂單。勞民傷財(cái)。

八、急事急辦，客戶(hù)至上

采購(gòu)最反感急單，但客戶(hù)至上，不能置之不理。通常需先催供應(yīng)商，有貨立即出，哪怕后補(bǔ)訂單，當(dāng)然是建立在良好的信譽(yù)和牢固的供需關(guān)系的前提下。供應(yīng)商沒(méi)貨時(shí)，視交期長(zhǎng)短決定是否有必要臨時(shí)備料，加急生產(chǎn)。如果需求急到離譜了，考慮同行調(diào)貨，前提是有良好的同行關(guān)系，彼此間可以庫(kù)存共享，且對(duì)方剛好有盈余可以給你周轉(zhuǎn)。第三是市場(chǎng)購(gòu)買(mǎi)，雖然市場(chǎng)現(xiàn)貨價(jià)格高，但如果客戶(hù)愿意接收轉(zhuǎn)嫁成本當(dāng)然再好不過(guò)了。特別緊急的情況，高層管理通常都會(huì)支持市場(chǎng)調(diào)貨，保障生產(chǎn)。但要考慮調(diào)貨風(fēng)險(xiǎn)，確保品質(zhì)，防止買(mǎi)進(jìn)翻新件，萬(wàn)萬(wàn)不可為了趕交期而忽略品質(zhì)。如果幾條路都行不通，只能要求銷(xiāo)售與客戶(hù)協(xié)商，推遲交期了。

九、不斷學(xué)習(xí)，提升能力

頻繁插單，采購(gòu)的應(yīng)變能力也需提高。對(duì)內(nèi)對(duì)外的溝通與協(xié)調(diào)能力是在實(shí)踐中不斷歷練、積累并提高的。采購(gòu)與供應(yīng)鏈OTEP管理就是系統(tǒng)提升團(tuán)隊(duì)采購(gòu)實(shí)踐能力模型。

在工業(yè)化發(fā)展進(jìn)程中，多品種、少批量已經(jīng)成為一種趨勢(shì)，再加市場(chǎng)的變化性也加劇了管理的復(fù)雜性，而這一切皆有市場(chǎng)部門(mén)轉(zhuǎn)遞給企業(yè)內(nèi)部供應(yīng)鏈環(huán)節(jié)，而以獲取資源為本的采購(gòu)首當(dāng)其中，希望奮斗在采購(gòu)崗位的朋友們本著一顆公正的心，共同學(xué)習(xí)，共同成長(zhǎng)，共同將采購(gòu)的職業(yè)化道路開(kāi)拓并發(fā)展下去。

作者：曉丹 來(lái)源：采購(gòu)與供應(yīng)鏈專(zhuān)欄

原題：訂單頻繁變更，采購(gòu)如何應(yīng)對(duì)？給9個(gè)放大招！| 干貨

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關(guān)鍵詞： 采購(gòu)需求頻繁變更 我們?nèi)绾螒?yīng)對(duì)自如（這有9招）